Vyhláška o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu
o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu
Seznam obecních úřadů, které provádějí vidimaci a legalizaci Seznam obecních úřadů, které provádějí vidimaci a legalizaci, je stanoven v příloze č. 1 k této vyhlášce.
Vyznačení vidimace
(1)
Vidimace se vyznačí na vidimované listině formou ověřovací doložky na každém listu. Neopatří-li ověřující osoba ověřovací doložkou každý list vidimované listiny, spojí tyto pevně do svazku sešitím, které se přelepí. Přelepka se opatří otiskem úředního razítka z obou stran tak, že část otisku úředního razítka je otištěna na vidimované listině. Vzor ověřovací doložky je stanoven v příloze č. 2 k této vyhlášce.
(2)
Není-li na vidimované listině dostatek místa pro vyznačení ověřovací doložky, vyznačí se ověřovací doložka na samostatném listu papíru pevně spojeném s vidimovanou listinou způsobem uvedeným v odstavci 1, přičemž přelepka se opatří otiskem úředního razítka z obou stran tak, že část otisku úředního razítka je otištěna na vidimované listině.
(3)
Skládá-li se vidimovaná listina z jednoho či více listů a každý jednotlivý list obsahuje pouze jednu popsanou stranu, která se vidimuje, proškrtne se nepopsaná strana listu vidimované listiny z levého horního rohu do pravého dolního rohu a ověřovací doložka se vyznačí na straně listu, která je vidimována. Není-li dostatek místa pro vyznačení ověřovací doložky na straně listu, která je vidimována, vyznačí se ověřovací doložka na druhou stranu každého listu shora, pokud tyto nejsou pevně spojeny do svazku způsobem uvedeným v odstavci 1.
(4)
Vznikne-li v textu vidimované listiny nebo mezi ověřovací doložkou vyznačenou na vidimované listině a textem uvedeným na této vidimované listině nepopsané místo, ověřující osoba proškrtne takto vzniklé nepopsané místo na vidimované listině z levého horního rohu do pravého dolního rohu.
(5)
Je-li předloženou listinou výstup z autorizované konverze dokumentů provedené automatizovaně a skládá-li se vidimovaná listina z více listů, spojí ověřující osoba všechny listy vidimované listiny pevně do svazku způsobem uvedeným v odstavci 1.
Vyznačení legalizace
(1)
Legalizace se vyznačí formou ověřovací doložky. Vzory ověřovací doložky jsou stanoveny v přílohách č. 3 a 4 k této vyhlášce.
(2)
Jestliže se soubor listin při legalizaci pevně spojuje do svazku, spojí se sešitím, které se přelepí. Přelepka se opatří otiskem úředního razítka z obou stran tak, že část otisku úředního razítka je otištěna na listině.
(3)
Není-li na listině, na které je legalizován podpis, dostatek místa pro vyznačení ověřovací doložky, vyznačí se ověřovací doložka na samostatném listu papíru pevně spojeném s listinou způsobem uvedeným v odstavci 2.
Osvědčení o zkoušce Vzor osvědčení, kterým se prokazuje složení zkoušky podle § 14 odst. 1 písm. c) zákona, je stanoven v příloze č. 5 k této vyhlášce.
Vyznačení ověřovací doložky na listině
(1)
Ověřovací doložka se vyznačí na listině, která je vidimována, formou
a)otisku razítka a ručním vypsáním údajů uvedených v § 8 zákona ověřující osobou
b)výtisku opatřeného pomocí výpočetní techniky, který obsahuje údaje uvedené v § 8 zákona. Výtisk je vytištěn na samolepicím štítku, nebo na listině, anebo na samostatném listu papíru. Štítek se nalepí na vidimovanou listinu a opatří se otiskem úředního razítka tak, že část otisku úředního razítka je otištěna na vidimované listině a část otisku úředního razítka je otištěna na tomto štítku. Výtisk ověřovací doložky na samostatném listu papíru se pevně spojí s vidimovanou listinou způsobem uvedeným v § 2 odst. 2, nebo
c)výtisku opatřeného pomocí výpočetní techniky s ručním vypsáním údajů uvedených v § 8 zákona ověřující osobou.
(2)
Ověřovací doložka se vyznačí na listině, na které je legalizován podpis, formou
a)otisku razítka a ručním vypsáním údajů uvedených v § 12 zákona ověřující osobou
b)výtisku opatřeného pomocí výpočetní techniky, který obsahuje údaje uvedené v § 12 zákona. Výtisk je vytištěn na samolepicím štítku, nebo na listině, anebo na samostatném listu papíru. Štítek se nalepí na listinu, na které je podpis legalizován, a opatří se otiskem úředního razítka tak, že část otisku úředního razítka je otištěna na listině, na které je podpis legalizován, a část otisku úředního razítka je otištěna na tomto štítku. Výtisk ověřovací doložky na samostatném listu papíru se pevně spojí s listinou, na které je podpis legalizován, způsobem uvedeným v ustanovení § 3 odst. 2, nebo
c)výtisku opatřeného pomocí výpočetní techniky s ručním vypsáním údajů uvedených v § 12 zákona ověřující osobou.
(3)
Ověřovací doložka se opatří otiskem jmenovky ověřující osoby, anebo ručním vypsáním jména, případně jmen a příjmení hůlkovým písmem, není-li jméno, případně jména, a příjmení součástí výtisku vyhotoveného pomocí výpočetní techniky, jejím podpisem a úředním razítkem.
(4)
Ověřovací doložka se na listině vyznačí tak, aby nezasahovala do jejího obsahu.
(5)
V případě zjištění chybného údaje v ověřovací doložce před uzavřením vidimace nebo legalizace se použije obdobně § 6c odst. 1, není-li možné listinu opatřit novou ověřovací doložkou.
Formát a náležitosti dokumentu v elektronické podobě, u nějž lze provést legalizaci
(1)
Dokument v elektronické podobě podepsaný elektronickým podpisem, který má být legalizován (dále jen „dokument s elektronickým podpisem“), musí být ve formátu PDF/A a jeho velikost nesmí přesáhnout velikost 50 MB. V případě použití formátu PDF/A ve verzi PDF/A-3 a vyšší nesmí dokument s elektronickým podpisem obsahovat dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem podle právního předpisu upravujícího vedení spisové služby, nebo dokument obsahující další dokumenty.
(2)
Dokument s elektronickým podpisem nesmí obsahovat škodlivý kód, který je způsobilý přivodit újmu na informačním systému, jehož prostřednictvím je zajišťován výkon působnosti kontaktních míst veřejné správy (dále jen „informační systém“), nebo na programovém vybavení kontaktního místa veřejné správy.
(3)
Elektronický podpis umístěný v dokumentu s elektronickým podpisem musí být viditelný, nejedná-li se o zaručený elektronický podpis založený na certifikátu pro elektronický podpis.
(4)
Pokud je dokument s elektronickým podpisem podepsán zaručeným elektronickým podpisem založeným na certifikátu pro elektronický podpis, nesmí být porušena integrita tohoto dokumentu.
Postup při provádění legalizace na dokumentu v elektronické podobě
(1)
Dokument s elektronickým podpisem, který splňuje náležitosti podle § 5a, přijme úřad prostřednictvím datového úložiště elektronické aplikace informačního systému přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup (dále jen „datové úložiště“).
(2)
Dokument s elektronickým podpisem se v datovém úložišti uloží pro účely provedení legalizace na dobu 30 dnů.
(3)
Na dokumentu s elektronickým podpisem, který splňuje náležitosti podle § 5a, provede ověřující osoba legalizaci připojením ověřovací doložky. Připojení ověřovací doložky provede ověřující osoba s využitím informačního systému připojením dokumentu v elektronické podobě obsahujícího ověřovací doložku a otisk dokumentu, na němž je elektronický podpis legalizován. Dokument obsahující ověřovací doložku ověřující osoba podepíše svým kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatří kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.
(4)
Dokument obsahující ověřovací doložku úřad po provedení legalizace žadateli v závislosti na jeho volbě
a)zašle do jeho datové schránky, nebo
b)předá prostřednictvím datového úložiště; dokument obsahující ověřovací doložku se uloží v datovém úložišti na dobu 30 dnů ode dne, kdy byla legalizace provedena.
Vzor ověřovací knihy
(1)
Vzor úvodního listu ověřovací knihy je stanoven v příloze č. 6 k této vyhlášce.
(2)
Vzor listu podpisových vzorů je stanoven v příloze č. 7 k této vyhlášce.
(3)
Vzor tiskopisu ověřovací knihy je stanoven v příloze č. 8 k této vyhlášce.
Označení ověřovací knihy
(1)
Ověřovací kniha má na přední straně vazby vyznačen název „Ověřovací kniha“.
(2)
Vede-li úřad paralelně více než jeden svazek ověřovací knihy, označí se každý svazek ověřovací knihy na přední straně vazby a na úvodním listu tak, aby jednotlivé svazky byly vzájemně odlišeny. Označení svazku ověřovací knihy je součástí pořadového čísla vidimace nebo legalizace v ověřovací doložce.
Provádění zápisů do ověřovací knihy
(1)
Zápis do ověřovací knihy provádí ověřující osoba formou
a)ručního vypsání předepsaných oddílů tiskopisu ověřovací knihy, nebo
b)nalepení samolepícího štítku opatřeného pomocí výpočetní techniky do tiskopisu ověřovací knihy; žadatel o legalizaci, svědek a ověřující osoby se na štítek nepodepisují.
(2)
Není-li z listiny, která je vidimována nebo na které je legalizován podpis, zřejmé, o jaký druh listiny se jedná, zapíše ověřující osoba tento údaj do příslušného oddílu ověřovací knihy na základě prohlášení žadatele a do tohoto oddílu zároveň připojí poznámku o tom, že údaj byl vyplněn na základě prohlášení žadatele.
(3)
Zápis v ověřovací knize se považuje za uzavřený okamžikem vyhotovení podpisu ověřující osoby do příslušného oddílu.
(4)
Oddíly tiskopisu ověřovací knihy, které po provedeném zápisu zůstanou nevyplněny, ověřující osoba proškrtne.
Provádění oprav v ověřovací knize
(1)
V případě zjištění chybného údaje v ověřovací knize při provádění zápisu ověřující osoba tento údaj přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, vyznačí správný údaj a k provedené opravě připojí doložku „opr.“, případně „opravil/a“, dále k opravě připojí svůj podpis, datum a otisk úředního razítka.
(2)
Dosud neuzavřený zápis v ověřovací knize lze zrušit přeškrtnutím tak, aby původní zápis zůstal čitelný. O zrušení zápisu se do ověřovací knihy uvede poznámka s udáním důvodu zrušení zápisu, k níž ověřující osoba připojí svůj podpis, datum a otisk úředního razítka.
(3)
Pořadové číslo zrušeného zápisu se použije pro následující zápis v ověřovací knize.
Použití zkratek Zkratek lze v zápisech užívat jen tehdy, jestliže jsou běžné a není-li to na závadu úplnosti a jasnosti provedeného zápisu. Nelze však zkracovat jména, příjmení, názvy ulic a názvy obcí.
Účinnost Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. března 2006.